Estudio contable · cooperativas de vivienda
Plataforma multi-cooperativa para un estudio contable
Veintinueve cooperativas que dejaron de tipear lo mismo dos veces.
Cómo un estudio contable uruguayo especializado en cooperativas de vivienda reemplazó las planillas de cada tesorería por una plataforma multi-cooperativa que factura, cobra, concilia con el banco y genera el asiento contable listo para importar.
La situación
El estudio recibía los movimientos de cada cooperativa en planillas y los volvía a cargar a mano en su sistema contable: el mismo trabajo, dos veces.
Qué se resolvió
- Cada tesorería emite, cobra y registra el gasto en su propia consola
- La factura y el recibo le llegan al socio por correo, sin repartir papel
- Las planillas y la conciliación bancaria se arman solas, y el asiento se exporta al sistema contable
El proyecto en números
- 29
- Cooperativas sobre un solo ambiente, cada una viendo únicamente lo suyo.
- 3
- Roles por cooperativa: tesorero que opera, presidencia y secretaría que consultan.
- 0
- Doble digitación: el asiento contable sale del mismo registro que la cuota.
- 2
- Envíos automáticos al socio: la factura al emitirse y el recibo al cobrarse.
- 1
- Panel donde el estudio ve las veintinueve cooperativas a la vez.
- $0
- De licencias por cooperativa o por socio.
Lo que reemplaza
- Una planilla de caja y banco por cooperativa, hecha a mano.
- El re-tipeo de todo en el sistema contable del estudio.
- Facturas y recibos entregados en papel o por mensajería.
- La conciliación bancaria hecha comparando dos archivos.
- La morosidad, sabida cuando el tesorero se acuerda de mirar.
- Vencimientos de la cooperativa controlados en una agenda.
“El mismo dato tipeado dos veces no es ineficiencia: son dos versiones de la verdad.”
El sistema por dentro
Capturas del sistema funcionando, sobre datos de demostración: las personas, los clientes y los importes que aparecen son ficticios.
Antes y después
Qué cambia, en concreto, el día que el sistema entra.
Proceso
Administrado a mano
Con la plataforma
Registrar el mes
AntesCada cooperativa en su propia planilla, con su propio formato.
DespuésUna consola común, con los conceptos que definió el estudio.
Pasarlo a la contabilidad
AntesAlguien vuelve a tipear todo en el sistema contable.
DespuésEl archivo de asientos se genera y se importa.
Entregar la factura
AntesImpresa o por mensajería, socio por socio.
DespuésSale por correo al emitirse, y el recibo al cobrarse.
Conciliar con el banco
AntesCruzar dos archivos línea por línea hasta que cuadre.
DespuésEl extracto se cruza solo y muestra qué no coincide.
Saber quién debe
AntesSe calcula una vez por mes, si hay tiempo.
DespuésEstado por socio con días de atraso, siempre visible.
Controlar vencimientos
AntesUna agenda y buena memoria.
DespuésVigencias por cooperativa con alerta anticipada.
Ficha técnica
- Consola y API
- Next.js · React · TypeScript estricto
- Base de datos
- PostgreSQL multi-cooperativa, con aislamiento por organización
- Correo
- Factura y recibo enviados al socio desde el propio sistema
- Conciliación
- Cruce del extracto bancario contra recibos y gastos del período
- Contabilidad
- Exportación del archivo de asientos para importación masiva
- Entrega
- Código fuente completo y propiedad intelectual a nombre del cliente
Esto es un resumen. El caso completo son 8 páginas.
El problema del rubro punto por punto, la solución puesto por puesto, el recorrido por las pantallas del producto y el antes y después de la operación.
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